Artikel » Op zoek naar het juiste recept

De bal ging aan het rollen toen de nieuwe hoofdaandeelhouder van het bedrijf, de Nederlandse investeringsmaatschappij H2, besliste om alle inkoopkosten van de organisatie grondig door te lichten. Concreet moest Lunch Garden voor alle langetermijncontracten nagaan of de prijzen nog wel marktconform waren. Vooral Stef-TFE, al jaar en dag de logistieke dienstverlener van Lunch Garden, kwam in het vizier te liggen. De diensten van die partij vertegenwoordigen immers een belangrijk deel van de inkoopkosten bij Lunch Garden.

De samenwerking tussen Lunch Garden en Stef-TFE ontstond toen de GIB Group – een Belgisch conglomeraat van detailhandelszaken waar ook Lunch Garden toe behoorde – aan Stef TFE vroeg om de logistieke afhandeling van zijn groepsaankopen te doen. Maar in 2002 hield de GIB Group op te bestaan en gaandeweg besloten ketens van de toenmalige groep, zoals Pizza Hut en Quick, voor alternatieve oplossingen te gaan.
Ann Biebuyck: “Het was dus niet onterecht dat ook wij onze logistieke dienstverlener in vraag stelden. We vroegen ons bijvoorbeeld af wat er nu allemaal precies in ons contract inbegrepen was, wat we precies voor al die activiteiten betaalden en wat dat allemaal – volgens de in de markt gangbare normen – mag kosten. De eerste fase van wat uiteindelijk een optimaliseringsproject was, was dus zeer sterk gericht op kostenbesparingen. Al vroeg in het traject hebben we besloten dat we externe hulp zouden inroepen. Uiteindelijk kwamen we bij consultancybureau Phidan terecht. Dus vroegen we negen maanden geleden aan Philip Van den Bosch om ons te helpen bij ons supply chain redesign.”

Gewikt en gewogen

De manier waarop Lunch Garden en Stef-TFE – tot vandaag – samenwerken gaat als volgt. Lunch Garden onderhandelt de contracten voor alles wat de restaurants nodig hebben met zijn leveranciers. Het gaat hier in de eerste plaats om voedingsproducten maar ook om allerhande non-food horecaproducten. We spreken over zo’n 1.000 referenties die besteld worden bij ca. 150 leveranciers. Elk restaurant wordt drie keer per week beleverd. Lunch Garden bepaalt de kaart maar de 62 restaurants – allemaal in België – beslissen zelf welke hoeveelheden ze bestellen. Voor het commercieel beheer (ook wel Gesco genoemd, wat staat voor ‘gestion commerciale’) staat Stef-TFE in. Zo beheert Stef-TFE de herbevoorrading door de leveranciers aan het warehouse en de individuele bestellingen van de restaurants.

Bij de kostenbesparingsoefening werd met name de vergelijking gemaakt tussen de optie ‘logistieke dienstverlener’ enerzijds en de optie ‘ food service leverancier’ anderzijds. Om te helpen bij die keuze stelde Lunch Garden een standaard inkooppakket samen met diverse, duidelijk gedefinieerde producten (in verschillende categorieën zoals zuivel, vlees, non-food,…) en liet daar verschillende partijen een prijs op plakken.
A. Biebuyck: “We hoopten dat food service leveranciers ons een stuk van onze aankoopbeslissingen uit handen konden nemen – wat ons veel tijd zou uitsparen – en dat tegen een vrij gunstige prijs, aangezien zij grote pakketten bij leveranciers aankopen. Een bijkomend voordeel van een food service leverancier was ook dat we zouden kunnen ‘meesurfen’ op bepaalde basispakketten. Naast de grotere pakketten die in het inkoopcontract vervat zitten kun je bij zo’n partij immers voor pakweg actieschotels of testmaaltijden gemakkelijk iets kiezen uit de standaardcatalogus. Bij een klassieke logistieke dienstverlener gaat dat uiteraard niet.”

Maar de vergelijking pakte anders uit dan gedacht. “De achterliggende leveranciers – die wisten dat ze prijs moesten geven voor een pakket van Lunch Garden – vonden het blijkbaar geen fijne gedachte dat een klant als Lunch Garden via een food service provider zijn producten aankoopt. Leveranciers vinden het duidelijk belangrijk om voldoende voeling met onze organisatie te behouden. De prijs die we via food service providers voor ons pakket kregen was dan ook lang niet zo gunstig als we hadden gedacht. Bovendien rekent een food service provider uiteraard ook zijn marge. De combinatie van beide factoren zorgde ervoor dat de prijzen tot 30 à 40 procent hoger lagen dan onze huidige inkoopprijzen. De optie food service provider was voor een organisatie als de onze dus helemaal niet interessant. Noodgedwongen hebben we die piste verlaten. Met enige spijt in het hart, want zo was de hoop dat we wat meer werk uit handen konden geven meteen als sneeuw voor de zon gesmolten”, aldus Ann Biebuyck.

Uitbesteden of zelf doen

Wie de uitverkorene wordt, is nog niet duidelijk. Maar dat er in de toekomst verder zal worden gewerkt met een logistieke dienstverlener is intussen een uitgemaakte zaak.
A. Biebuyck: “Wel stellen we ons nog de vraag hoe we het commercieel beheer in de toekomst gaan aanpakken. Daarom gaan we nu na wat onze logistieke dienstverlener op dat vlak allemaal doet. Vervolgens willen we beslissen of we dat commercieel beheer in de toekomst nog wel moeten toevertrouwen aan de logistieke dienstverlener of dat we de kennis in huis moeten opbouwen en dus het commercieel beheer gaan insourcen. Die laatste optie zou ons toelaten om enerzijds de logistieke touwtjes nog strakker in eigen handen te nemen en anderzijds worden we zo minder afhankelijk van de kennis van onze logistieke dienstverlener. Uiteraard zullen we dan wel moeten nagaan wat we moeten veranderen binnen onze financiële en aankoopafdeling om die afhandeling minstens even goed te doen als onze logistieke dienstverlener. Voor alle duidelijkheid, we hebben helemaal geen ambitie om de pure magazijn- of transportoperaties zelf te gaan doen.”

Wat de meest optimale oplossing uiteindelijk zal worden, daar is Lunch Garden dus nog niet uit. “We staan vandaag voor heel wat nieuwe uitdagingen. Er waait duidelijk een nieuwe wind doorheen restaurantketen Lunch Garden. Een vernieuwd concept en nog meer kwaliteit tegen een correcte prijs, dat is de strategie voor de toekomst. We willen af van het ‘reftergevoel’ en we willen nog aantrekkelijker worden voor gezinnen en zakenmensen onderweg. Bovendien plannen we de komende vijf jaar de opening van een vijf extra restaurants. Ons nieuwe imago moet zich vertalen naar onze dienstverleners, processen en systemen. Om de inkoop en logistiek op een goede en efficiënte manier in onze strategie te verwerven, moet er dus op korte termijn zeker een en ander veranderen. Maar we willen niet over één nacht ijs gaan”, besluit Ann Biebuyck. “Dat we samen met Phidan een en ander vandaag zo grondig uitspitten, is daar wel het levende bewijs van.”